Les vraies raisons de passer au numérique
Alors que la création de documents est en constante augmentation, le coût représenté par la gestion de documents papier ne cesse de croître et, avec le volume, la capacité de retrouver facilement et sûrement l’information ou la pièce dont on a besoin diminue. Si le retour sur investissement découlant d’une diminution de consommation de papier est souvent faible, la numérisation des archives facilite grandement l’accès à l’information et impacte favorablement l’organisation du travail. Des avantages qui poussent un nombre croissant d’entreprises et d’organismes publics à dématérialiser et à archiver en numérique. Comment se décline cette approche ?
Quels sont les principaux bénéfices de l’archivage numérique ?
- Unicité de l’information
Associée à une gouvernance de l’information, l’attribution d’un statut d’archive va garantir l’unicité du document.
- Réduction des temps de recherche
La mauvaise gestion des archives est souvent responsable de nombreuses difficultés à retrouver un document. La numérisation et la garantie associée de trouver le bon document vont grandement faciliter les recherches documentaires.
- Suppression des risques de perte de documents sensibles
L’archivage électronique facilite non seulement les recherches mais limite le risque juridique en intégrant la signature électronique et l’horodatage.
- Archivage de dossier facilité et réactivité améliorée
Les organisations performantes doivent pouvoir répondre aux demandes de leurs clients rapidement. L’archivage numérique ouvre également la porte à une nouvelle réactivité commerciale.
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- le périmètre des documents à archiver : il n’est pas utile de tout numériser mais il importe d’identifier les cas pour lesquels l’archivage numérique a un sens.
- le choix d’un partenaire : le recours à un prestataire externe est souvent moins onéreux et plus pérenne. Reste à sélectionner le fournisseur adapté.
- les normes à vérifier : autre critère permettant de s’assurer que le prestataire retenu travaille bien dans les règles de l’art, il importe de s’assurer que certaines normes d'archivage sont respectées.
