A l’heure où toute entreprise traque ses coûts et optimise ses processus, la dématérialisation de la facture fournisseur est l’un des moyens d’atteindre ces objectifs.
Quelques chiffres:
- Le coût moyen de traitement d’une facture papier est de 15 euros vs 5 euros pour une facture numérique. Le traitement d’une facture papier, dont le temps est estimé à 14 jours, peut être réduit de 30% à 80% en format électronique
- 8,6 jours sont en moyenne nécessaires pour retrouver un document papier contre quelques minutes en format électronique
- Enfin, 7% des factures fournisseurs papiers entrantes contiennent des erreurs.
Or, aujourd’hui encore, les factures fournisseurs au format papier représentent 80% du total des factures fournisseurs manipulées en entreprise.
En dématérialisant leur traitement, les entreprises peuvent améliorer leur processus comptable.
Les bénéfices associés aux solutions de dématérialisation sont nombreux :
- Elles permettent de s’affranchir de la saisie manuelle de la facture
- Elles évitent la perte de documents
- Elles réduisent les litiges qui peuvent être liés à la mauvaise circulation des documents papier, aux temps de traitement et aux pertes éventuelles
- Elles permettent de suivre en temps réel le cycle de traitement et à chacun dans l’organisation d’être informé de la situation d’une pièce précise
- Elles permettent aussi d’automatiser leur contrôle de gestion
- Elles optimisent le processus de validation grâce à des workflows internes
- Elles organisent le contrôle automatique du respect des conditions commerciales négociées avec les fournisseurs
- Elles réduisent par voie de conséquence leurs délais de paiement.
- Elles optimisent l’empreinte carbone en réduisant significativement l’usage du papier, de l’encre et des envois courrier.
Autant de bénéfices qui leur permettent de réaliser rapidement un retour sur investissement.
Toutefois, pour une exploitation optimale, la mise en place d’une telle solution nécessite la validation de points essentiels :
- Comment déployer une solution de dématérialisation ?
- Qui doit être impliqué ?
- Comment réussir à atteindre les bénéfices attendus et réduire les coûts de traitement des factures de manière significative ?
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