Si les avantages sont bien identifiés sur le terrain, la mise en place d’un projet d’ECM (Enterprise Content Management ou gestion des contenus d’entreprise) doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoin mal qualifié, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets.
Téléchargez notre ebook pour connaître les 7 principaux points d’attention de votre projet ECM :
1 - Fixer les objectifs du projet pour l’entreprise
Avant toute chose, il importe de démarrer par l’identification des problématiques métiers, et par suite, des objectifs propres à l'entreprise, poursuivi par le projet d’ECM.
2 – Avoir une vue globale des informations d’entreprise
Quelles sont les sources d’information ?
La mise en place réussie d’un projet suppose d’identifier les sources de données pour chaque processus métier et les applications connexes.
Où sont localisés les documents ?
Il s’agit de dresser un état des lieux précis sur les différentes versions de documents et sur leur localisation dans la solution ged ou le système d’information en place.
3 - Formaliser la gouvernance de l’information
Quelles sont les règles de partage des informations dans l’entreprise ?
Un projet d’ECM peut être issu d’un service métier ou d’une des directions de l’entreprise ayant soulevé un besoin métier. Mais, parce qu’il implique souvent des documents issus de nombreuses sources, il amène à repenser les processus métier de façon globale.
Comment suivre l’adoption et l’utilisation dans la durée ?
Outre le suivi de projet habituel, l’ECM implique de suivre régulièrement les indicateurs définis au départ, et si nécessaire, de les adapter ou les modifier.
4 - Associer les utilisateurs
Les projets ECM achoppent souvent sur la résistance ou le manque d’implication des utilisateurs. Associer les utilisateurs, les métiers est donc indispensable.
5 - Impliquer la direction
Toujours parce qu’il impacte l’organisation du travail, un projet d’ECM doit avoir le soutien de la direction générale. Changer un processus métier sans s’appuyer si besoin sur la DG demeure risqué.
6 - Préciser les contraintes techniques
Il importe de recenser les spécificités techniques de l’existant, d’établir un cahier des charges fonctionnel et son équivalent technique.
7 - Choisir un fournisseur solide et impliqué
Le choix d’un fournisseur peut être effectué dès le lancement du projet pour faciliter le déroulement des étapes précédentes.
